Lo necesario para la mezcla de bebidas y de música está preparado, también lo está todo lo demás. Si, a pesar de todo esto, la fiesta no es un éxito, los invitados se retirarán y los que quedan no se divertirán. Por lo tanto, justamente en el caso de una fiesta grande, como un cumpleaños o un fin de curso, es importante tener en cuenta algunos aspectos.

Ahora enfoquémonos en las preguntas:

Por supuesto, las fiestas profesionales pertenecen a una liga diferente a las fiestas privadas. De todas formas, a algunos eventos asisten muchas personas o por lo menos así se planea.

Claro. Muchas veces, el desarrollo de una fiesta exitosa es el mismo para un evento privado o una megafiesta. Se envían las invitaciones, se decora el lugar, se compran las bebidas y se preparan los sonidos y los DJ. Las diferencias se encuentran en el detalle. Y allí está la cuestión. Muchos consideran que la organización de una fiesta es una tarea sencilla. Pero uno ya debe tener cierto talento organizativo, conocer el mercado y poder amortizar el riesgo financiero. Un cálculo ordenado siempre tiene sentido, así como también lo tiene un objetivo concreto.

1. Comencemos por la preparación: según tu opinión, ¿cuándo debería comenzar a planearse una fiesta?

Esto depende del tamaño de la fiesta. Las mega raves requieren un año de preparación. Los eventos pequeños en discotecas o clubs, hasta medio año. Las fiestas privadas o fiestas al aire libre espontáneas pueden organizarse en 48 horas. De todas formas, mucho se realiza en clubes. Si uno quiere contratar a un buen DJ, debería comenzar a preguntar con tiempo. Pero antes que todo, debería realizarse siempre un cálculo de los gastos. Y esto debería hacerse aún antes de comenzar a dedicar tiempo a la organización.

2. ¿Cómo puede encontrarse un buen DJ si uno no conoce a ninguno en especial? ¿Cuánto cuesta algo así?

Esto ya sería un enfoque erróneo. Si uno no conoce la escena, no debería involucrarse en este tipo de eventos. Todos deberían tener no sólo su canción y su artista favoritos, sino también observar otras cosas y tener una idea de hacia donde se desplaza el mercado. Los artistas pasan rápidamente y unos pocos logran obtener un estatus de largo plazo. Luego se tendrán en cuenta los costes. Si un DJ está de moda y es conocido internacionalmente, solicitará un precio medio-alto. De todas formas, siempre existen dj's locales en quienes se puede confiar. En este caso debería constatarse que no se presenten demasiado a menudo y/o cómo se desarrollan.

3. ¿A partir de qué momento habría que realizar las invitaciones? ¿Qué es muy pronto y qué muy tarde?

Una publicidad sana comienza en promedio a las 4 a 8 semanas, pero existen algunos eventos que ya tienen mucha fama y que se publicitan antes pero que el factor sorpresa se hace público recién 24 horas antes del evento. En este caso también hay varias opciones que deben tenerse en cuenta dependiendo del grupo de destino. Muchos utilizan una mezcla efectiva: volantes, pósters, anuncios en revistas especializadas, boletines online y publicidad en diversos portales online. Lo importante es la gráfica y el lema adecuado para la fiesta. En el caso de nuevas ubicaciones, debe describirse la forma de llegar. Muchos utilizan también las redes sociales como Facebook o myspace.

4. Y en las fiestas: ¿Qué mezcla de bebidas debería ofrecerse? ¿Cómo se calcula por persona? ¿Cuánto deberían costar las bebidas para que los invitados no se enojen?

He ido a fiestas que se han quedado sin bebidas rápidamente. Los invitados se molestaron y se fueron a otra fiesta. La compra en la estación de servicio puede ser muy cara. Las bebidas son el principal ingreso de todas las fiestas y por eso debe prestarse especial atención. Deberían solicitarse bebidas en comisión y tener de sobra, en vez de que falte. Cuáles bebidas tienen más salida, es algo que debería tomarse de la experiencia. También debe considerarse el precio de compra. Hay mucha diferencia en los precios.

5. En el caso de la decoración y las luces ¿qué debería tenerse en cuenta?

Esto depende del observador. En ninguna fiesta puede faltar una buena puesta de iluminación. Hay fiestas que se basan solamente en un estroboscopio y niebla, pero esto depende de la música y el estilo. Otros quieren más estilo e invierten en pantallas LED. En el ámbito de la decoración técnica nunca es demasiado. Todo debe tener una coherencia con el lugar, el lema y los invitados.

6. ¿En dónde debería encontrarse la pista de baile y qué sucede con el volumen de la música?

También en este caso existen diversas variantes. El lugar de la pista de baile depende de la estructura del lugar. Si el lugar ya es fijo y el equipo de sonido ya está instalado, un técnico en sonido debería medir el volumen para obtener el sonido óptimo. Esto también debe adecuarse al nivel de DB establecido legalmente. Lo importante es no molestar a las personas que viven alrededor. Porque esto también puede llevar a un final de fiesta más rápido. La aclaración con la policía local también puede tener sentido. Después de todo, los invitados vienen a disfrutar de buena música, a conocer gente simpática y a divertirse bailando para irse a dormir con una sonrisa en la cara. Organizar una fiesta no es fácil y debería dejarse que un profesional se ocupara.