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La importancia de la logística en eventos

Dentro y fuera de la ciudad

Publicado: 19 de FEB 2020 en Negocios y Finanzas 0 comentarios

Cuando se habla de la organización del algún evento, convención, congreso, showroom, ferias, eventos corporativos  el etc. Es importante que la planificación y organización de este  se lleve a cabo de manera ordenada y bien estructurada para que sea todo un éxito en donde la lógistica toma un papel importante.  

La lógistica es el conjunto de métodos y medios para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier evento o servicio. El objetivo es controlar con eficiencia los componentes, en el momento y lugar preciso a manera de generar mayor rentabilidad y ajustar en presupuesto designado de manera eficiente y eficaz.  

La importancia de la lógistica en un evento es de suma importancia si queremos cumplir los objetivos del evento y sobre todo que exista una retroalimentación en donde se permita evaluar los resultados para poder medir el cumplimiento de los objetivos y la mentabilidad.   


En la planificación y la lógistica de eventos debe cumplir ciertas etapas: 

  • Planificación y producción de todas las acciones y  gestiones que se implementarán a lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento. 
  • Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo  humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología para la comunicación de asistentes e invitados, y especialmente en el  manejo de las acreditaciones. 
  • Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse. 
  • Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.
  • Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad. El balance contable reflejará el resultado económico, y se cotejará con los resultados esperados. 
  • Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e impresos, fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los participantes es relevante, por lo que se puede incluir encuestas. Este documento servirá como base a futuros eventos a desarrollar, y se presentará a los  patrocinadores para respaldar de manera documental  los resultados obtenidos.

Cuando el evento se llega a realizar fuera de la ciudad hay que tener en cuenta otros puntos que son cruciales para la realización del evento: 

  • Importación y exportación temporal (vía terrestre, aérea o marítima)
  • Equipo especializado en manejo y transportación de carga frágil, delicada y sobredimensionada.
  • Despacho aduanero
  • Consolidación
  • Supervisión de maniobras de carga y descarga en el lugar del evento.
  • Servicio de almacenaje temporal o permanente.
  • Status disponible de su mercancía 24 hrs. los 365 días del año.

Si dentro de tus planes esta organizar algún evento y no sabes como manejarlo o necesitas asesoría Profesionales en Convenciones te ayuda brindandote sus servicios siendo una compañia líder en diseño, planeación, logística. Contáctanos

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Publicado: 19 de FEB 2020
Editado: 19 de FEB 2020
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