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EL ABC DE UN CONGRESO

Por: Jorge Gómez Márquez

Publicado: 31 de OCT 2017 en Turismo y Gastronomía 0 comentarios

La organización de un Congreso siempre es un reto, por lo que el apoyo de un PCO (Professional Conference Organiser) u organizador profesional de congresos, por sus siglas en inglés, es necesaria para llevar el control puntual de cada una de las etapas.

Los congresos por lo general son organizados por Asociaciones dirigidas por un comité organizador que se encarga de revisar los temas científicos y académicos de los cuales son expertos en cada área.  Existen un gran número de asociaciones especializadas en diferentes temas, que pueden ser tan amplios y diversos como cada industria, ciencia o rama de estudio. Fuera de los temas académicos, la agencia PCO es la encargada de coordinar la organización, producción y logística de todas las actividades como por ejemplo: invitaciones, coordinación de vuelos, registro de participantes, traslado y  hospedaje de ponentes y delegados, sesiones plenarias, cenas de  bienvenida y clausura, montaje y gestión de expositores, producción audiovisual, programa alterno para acompañantes, tours, alimentos y bebidas, entre otros.  

En un congreso a diferencia de una convención, cada participante se encarga de pagar su propio carnet o registro con fines de actualización o aprendizaje en cierta materia. Los congresos se dividen en las siguientes etapas:

"PRE CON" - PRECONGRESO. Es el momento previo. En esta etapa el PCO se encarga de diseñar la reunión y estipula cuáles son las necesidades materiales y humanas para ponerlas en marcha. Se detallan y se planifican los temas y programas académicos por parte del comité científico. Para que el evento sea rentable es importante que se haga la planeación de las finanzas y diferentes corridas financieras para ver la viabilidad del evento, establecer precios de los carnets de registro y así asegurar que los ingresos que se tengan por parte de las inscripciones puedan sostener y financiar el evento en su totalidad. En la parte operativa, se realizan juntas y visitas de inspección con los responsables de la sede del evento ya sea el salón de un hotel o el responsable de operaciones del Centro de Convenciones donde se realice el evento.

CONGRESO.  Esta fase  comienza con la salida de los delegados de sus ciudades de origen hacía la ciudad sede y se extiende hasta el final del encuentro. Durante este lapso, el PCO deberá responder a todos los requerimientos de los participantes, a quiénes está dirigida la gama de servicios como: Hospedaje, registro al evento, traslados a la sede del evento, alimentos programados, eventos sociales,  piso de exposición, programa de acompañantes, tours post congreso, etc.  Este soporte es fundamental sobre todo en el caso de congresos internacionales, ya que los asistentes extranjeros solicitarán constantemente apoyo al encontrarse en un país  cuya lengua y cultura puede resultar ajena o complicada. El organizador deberá encargarse de la debida producción del evento, que incluye el diseño y montaje de escenografías, escenarios, equipo audiovisual con tecnología de punta y de última generación, señalización, iluminación adecuada para cada área, mobiliario y la decoración con el objetivo de que el contenido académico del congreso sea transmitido de manera adecuada. Se deberán cubrir las necesidades tanto técnicas como logísticas de cada público que participará en el evento, que serán espectadores críticos de cada sesión, como lo son: El Comité Organizador, Delegados, Expositores, Ponentes, Prensa e invitados especiales que son expertos en el tema al que se enfoque el congreso.

POST CONGRESO. Una vez terminadas las sesiones de trabajo, conferencias y conclusiones académicas del congreso, se abre una etapa opcional para aquellos sobre todo extranjeros que visitan un país diferente al suyo y tienen la opción de hacer visitas guidas o turismo ya sea en la ciudad sede del evento o bien en playas y zonas turísticas atractivas que permitan cerrar el congreso con una experiencia turística de alto nivel.

EVALUACIÓN Y CIERRE. Una vez concluido el evento, comienza la etapa dedicada al análisis de los logros alcanzados en función  de las metas trazadas. Las conclusiones que arroje esta evaluación le permitirán al PCO obtener un panorama real de la situación a fin de corregir las actividades que se pueden mejorar en un futuro. El cierre de cuentas y auditorias tanto financieras como operativas darán el balance final del congreso; De esta manera, entrará en un ciclo eficiente de constante perfeccionamiento y evitará repetir situaciones que no hayan sido óptimas. Para finalizar es recomendable anunciar la siguiente sede del Congreso y así arrancar con la organización y logística de la siguiente edición.

"Staff de Logística de Congreso"

Oficina Puebla

Contacto:   puebla@proconvenciones.com

Tel. (222) 555. 18. 00

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Editado: 31 de OCT 2017
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