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10 Cosas que distingue a los Profesionales de los Aficionados

En la organización de Reuniones: Congresos, Convenciones, Viajes de Incentivos y Eventos Corporativos

Publicado: 25 de MAY 2016 en Turismo y Gastronomía 0 comentarios


 Por: Jorge Gómez Márquez

La actividad de organizar eventos corporativos, congresos y convenciones pertenece a la industria de reuniones. Es una industria que no contamina, que genera miles de empleos en hoteles, restaurantes, centros de convenciones, recintos culturales, proveedores y prestadores de servicios del ramo turístico; así como una derrama económica importante para los destinos que son sede de este tipo de reuniones.


Esta industria se encuentra en pleno desarrollo. Algunos países pioneros en esta actividad se han preocupado por profesionalizar las operaciones, a través de certificaciones, congresos, programas académicos incluso planes de estudio en universidades creando posgrados universitarios con el objetivo de estandarizar los procesos y ofertar mayor calidad a los clientes finales.


Sin embargo, como en otras industrias es importante distinguir a los profesionales de los aficionados. Sobre todo en la organización de eventos, por décadas se ha dado el surgimiento de "agencias" que de un día para otro nacen y ofrecen "soluciones mágicas" sin el conocimiento, respaldo financiero y capacidad operativa de respaldar un evento. A este tipo de empresas las podemos llamar aficionados. Son un grupo de amigos que tienen la intención de generar un negocio en algo que les gusta y posiblemente les apasione, pero no tienen el respaldo que un Congreso o una Convención requiere.  Para poder hacerse cargo de una reunión de tal magnitud es necesario poder solventar pagos a proveedores, pagar garantías, nóminas de personal a largo plazo debido que estos eventos llevan meses de diseño, planeación, organización y finalmente la operación y el cierre y reporteo del evento. Es necesario contar con un capital humano y económico importante para poder brindar seguridad al cliente de que todas las operaciones están seguras y se llevarán a cabo en tiempo y forma.


La organización de Congresos y Convenciones, es confundida con organizar fiestas y eventos sociales. Los eventos sociales, son sólo una parte de nuestra actividad como "Meeting Planners". (Organizador de Reuniones). A continuación enlistamos las 10 cosas que nos distinguen a los profesionales de los aficionados en la industria de Congresos y Convenciones:

1. Solidez Financiera. Una empresa organizadora profesional de Congresos y Convenciones denominada PCO (Professional Conference Organiser) tiene solidez financiera y capital disponible que respalda para poder solventar todos los gastos en los que un evento incurre. Un aficionado depende de los pagos y anticipos que pueda recibir para comenzar a operar y esto puede retrasar las operaciones.

2. Respaldo organizacional. A diferencia de los aficionados, el contratar una empresa que se encargue de cada una de las etapas de un evento brinda seguridad, ya que es la empresa y su estructura la que respaldará y saldrá a responder por cada una de las actividades que se realicen. Suele ser muy común, que si la persona encargada en operar el evento por alguna causa de fuerza mayor no le es posible atender al cliente en algún momento, siempre habrá un equipo bien informado y preparado para reaccionar ante cualquier circunstancia o solicitud que el cliente tenga. Por lo que el evento se encuentra seguro y en buenas manos en todo momento.

3. Procedimientos estandarizados. Las empresas hoy en día requieren ser competitivas y estar preparadas para atender a clientes y corporativos a nivel global. Por lo que es necesario tener procesos bien estructurados y estandarizados para tener un mejor control de cada una de las actividades. Desde el primer contacto con el cliente, hasta el cierre de un evento, cada una de las etapas quedan registradas por procesos certificados como el ISO-9001-2008. Esto asegura que hay un registro que protege cada una de las actividades y de igual forma brinda seguridad al cliente al tener cada una de las etapas de evento bajo un control estricto de calidad.


4. Recursos Humanos. Los eventos los hacen las personas, y son reuniones “Cara a Cara” que tienen un objetivo común. Es por ello que el recurso más importante para la realización exitosa de un evento, es el humano. Personal calificado, con experiencia en logística, bilingüe y siempre dispuesto a tener una actitud positiva y de servicio es el común denominador en la operación y producción de Congresos y Convenciones.

5. Compromiso. Nuestra obligación es cuidar el presupuesto de nuestros clientes, asesorarlos en cómo invertirlo para lograr los resultados que tienen proyectados para su asociación o empresa. No nos conformamos con lo que hay, siempre buscamos más y ser mejores en todas nuestras actividades. Esto es algo que se contagia y deja huella en nuestros clientes.

6.  Acompañarlos en todo momento. Desde que se genera una idea o un concepto, caminamos de la mano con nuestros clientes mostrándoles el camino para llegar a la meta. Es nuestra obligación prevenirlos de situaciones que puedan afectar sus intereses y guiarlos para lograr los objetivos planteados desde un principio.

7. Creatividad. La creación es una terapia que nos fortalece día a día. Nuestro equipo es impulsado para desarrollar ideas y conceptos únicos y diseñados especialmente para cada cliente. Ningún evento es igual y sorprenderte es nuestra especialidad.


8. Convertir sueños en realidad. Parece una frase cliché, pero nuestro deber es hacer visible lo invisible y hacer posible lo imposible.  Siempre hay una forma de lograr impactar a un público para cumplir los objetivos de comunicación de una empresa. Siempre buscamos pensar "Out of the box" y realizar actividades fuera de lo convencional


9.  Reconocimiento. Es básico reconocer el trabajo de los demás e impulsar los recursos humanos a llegar cada día más lejos. Es importante saber repartir aplausos. Las personas son el motor de nuestra industria y tenemos que cuidarlas para que nuestra maquinaria siempre se encuentre en óptimas condiciones.

10.  Ser únicos. Cada evento es único e irrepetible. Cada propuesta, cada cliente y cada proyecto es diferente. Destacar y sorprender es el objetivo. Es indispensable crear y diseñar experiencias que sólo funcionen para un solo cliente; un traje a la medida que nadie más pueda tener. Esto traerá beneficios a la marca y permanecerá en la mente de los asistentes. Esa es la gran responsabilidad, imprimir el sello y los valores de la empresa o de la marca en una experiencia que con factores sorpresa conquisten a los participantes y sea una experiencia inolvidable.

Nuestra pasión la llevamos contigo. Nuestra confidencialidad nos distingue y cada una de las operaciones está segura con un amplio equipo de trabajo. En Profesionales en Convenciones la calidez en el servicio nos define desde hace más de 36 años, lo que nos llevará a descubrir lugares llenos de retos y emociones. Con solidez financiera y procesos de calidad bien estructurados te acompañaremos en todo momento para poder tener una experiencia memorable.

Video: 

Contacto: puebla@proconvenciones.com / Tel. +52 (222) 555.18.00  www.proconvenciones.com

  

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Editado: 25 de MAY 2016
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